1 - Controle do tempo
1 - Controle do tempo
1.1 - Introdução
O dia tem 24 horas para todos igualmente e nem sempre essas 24 horas são suficientes para que se desenvolvam todas as atividades diárias de um homem moderno.
Por este motivo, a maneira como utilizamos ou administramos o tempo é de extrema importância, pois isso pode nos trazer benefícios na nossa qualidade de vida, nas nossas relações interpessoais e na produtividade profissional.
Não importa o que se faça, o tempo não para e não podemos recuperá-lo uma vez perdido.
"Como administrar o tempo?" e "Como torná-lo mais produtivo?"
As respostas se darão após conhecermos os chamados "desperdiçadores de tempo", que são uma série de fatores que agem sobre nós, prejudicando a nossa boa administração do tempo. Por isso, é preciso conhecê-los, pois somente assim vamos conseguir atuar sobre eles.
Entre vários fatores, temos a falta de definição de prioridades, o planejamento inadequado, a falta de disciplina e a desorganização pessoal, o uso inadequado do telefone, o desrespeito aos horários, os problemas de comunicação, a burocracia excessiva, as mudanças de prioridades, a dificuldade de lidar com várias coisas ao mesmo tempo, a falta de ambientes adequados para trabalhos que exijam concentração, e a dificuldade de tomar decisões.
Conhecendo esses desperdiçadores de tempo que atuam principalmente no trabalho, na vida profissional e em casa, vamos conseguir melhorar e até mesmo administrar o tempo.
Primeiramente devemos dar ênfase em uma das coisas mais importantes de nossa vida, que são nossas atividades prioritárias.
Atividades prioritárias são diferentes de atividades importantes e de atividades urgentes.
Vamos conhecer um pouco sobre cada uma delas...
Uma atividade importante é aquela que nos traz resultados efetivos e significativos. Já, uma atividade urgente é aquela que têm a pressão do tempo para sua execução. E uma atividade prioritária é aquela que em relação às outras, possui um grau maior de significância, especialmente em termos de urgência e importância. Por isso, é interessante começar o dia definindo e trabalhando as prioridades. O resultado será uma melhor produtividade e satisfação.
A maioria das pessoas faz um planejamento inadequado do seu dia e assim, acaba não obtendo os melhores resultados. Por isso, devemos buscar um planejamento de qualidade, já que "planejar é colocar em ordem, na cabeça ou por escrito, o que se quer conseguir e como se vai conseguir, antes de iniciar a ação".
4 - O ato de planejar e suas etapas
O ato de planejar se compõe de quatro etapas básicas:
A primeira é o planejamento propriamente dito. A segunda fase é a de execução, ou seja, deve-se colocar em prática o que foi planejado. A terceira etapa é a de acompanhamento do planejamento, onde é necessário verificar se o realizado está de acordo com o planejado. A quarta etapa é chamada de ações corretivas que são utilizadas quando observado algum desvio na execução do planejamento.
Essas ações tem o objetivo de corrigir e fazer com que o realizado se aproxime ao máximo do planejado.
5 - A desorganização pessoal
A organização humana é fundamental para o desenvolvimento do sistema. A desorganização pessoal e a falta de autodisciplina são fatores que contribuem para a falta de tempo no trabalho e no lar.
Este tipo de desorganização começa se manifestando no próprio trabalho, ou seja, com mesa e arquivos desarrumados, papéis acumulados desorganizadamente nas mesas e pastas "amontoadas" nas estantes.
Isso significa uma perda considerável de tempo na localização de documentos, acarretando, obviamente, na perda de produtividade pessoal.
A dificuldade na localização de documentos e informações, ou até mesmo a perda deles, fazem com que os compromissos não sejam cumpridos, acarretando uma péssima imagem com as pessoas ao redor.
Estes papéis e documentos acumulados nas mesas podem ser evitados se tomados alguns cuidados:
1º) Toda vez que documentos ou correspondências chegarem até sua mesa, vai ser necessário que você tome alguma decisão a respeito.
2º) A cesta de lixo comporta bem os que não lhe interessarem. É importante eliminar tudo o que for desnecessário.
3º) É necessário que se execute tudo que for de sua competência imediatamente.
4º) Encaminhe de imediato para o setor ou pessoa competente aqueles que forem de interesse de outros.
5º) Todos os dias, quando chegar, arrume sua mesa, não deixando documentos parados.
6º) E por último, não seja um agente gerador de papeis: não faça anotações em papéis soltos. Faça uso de sua própria agenda.
Para uma melhor organização e auxilio na lembrança de compromissos, o uso de uma agenda bem preparada e organizada pode contribuir muito para melhorar a imagem perante as pessoas que compartilham do seu profissionalismo.
Uso inadequado do telefone
Outro desperdiçador de tempo é o uso inadequado do telefone, pois muitas vezes fazemos uso do telefone de forma errada, ou seja, gastando muito tempo em conversas, fazendo ligações em excesso ou sem planejamento.
Por isso é necessário planejar suas ligações, verificando diariamente para quem precisa ligar. É importante também que se faça uma lista de tudo o que tem de falar e o detalhamento de cada assunto. Estar extremamente relaxado e tranquilo faz com que as conversas ao telefone sejam objetivas e rápidas.
O uso de fax ou e-mail são recursos que evitam interrupções e, além disso, são mais econômicos.
Lidar com várias coisas ao mesmo tempo
Lidar com várias coisas ao mesmo tempo também constitui um desperdiçador, pois causa extremo desgaste, baixando a produtividade e a qualidade do serviço.
Para minimizar este tipo de problema é necessário replanejar, delegar, dizer "não" quando necessário e procurar melhorar a organização pessoal.
Procrastinação
Procrastinação segundo o dicionário Aurélio, quer dizer "transferir para outro dia, adiar, delongar, demorar". E é isso que a maioria das pessoas fazem: deixam para depois.
Com isso, as ações ocorrem sempre tarde, gerando estresse pela pendência que perturba quem deixa para mais tarde.
Muitas vezes, a procrastinação pode levar a uma crise que poderia ser evitada, tomando a devida decisão ou praticando a ação que dependa de nós.
Abandono de um trabalho inacabado para iniciar outro
Outro desperdiçador de tempo é abandonar um trabalho sem terminar para iniciar outro.
A maioria das pessoas, como nós, estão sempre assumindo muitos afazeres, preocupadas em fazer tudo e, mesmo antes de terminar um trabalho, já estão com outro iniciado, gerando sempre uma lista de atividades inacabadas.
O primeiro passo, para corrigir este problema é estar consciente da necessidade de disciplinar-se, fazendo um planejamento de atendimento a todas as solicitações, organizando seu local de trabalho, definindo as atividades prioritárias e finalmente: sempre que iniciar um trabalho, pare somente quando terminado.
Desrespeito aos horários
Um fator que também prejudica o tempo é o desrespeito aos horários, pois algumas pessoas têm como hábito a falta de valorização da pontualidade, a falta de planejamento, a indefinição de prioridades e a incapacidade de dizer "não".
Estes fatores juntos constituem indisciplina e falta de profissionalismo por parte da pessoa que assim age.
Para cumprir os horários é necessário fazer um bom planejamento das atividades diárias, ser disciplinado, ser pontual e rigoroso no cumprimento de prazos.
Os problemas de comunicação são desperdiçadores de tempo, pois comunicar é, até pela composição da palavra, tornar comum, entender e se fazer entender.
Por isso, é necessário que a comunicação seja bem feita, pois se houver qualquer problema na sua emissão, tramitação ou recepção, a situação poderá complicar-se.
Não ter ambiente adequado para trabalhos que exijam concentração pode principalmente prejudicar a produtividade e a qualidade dos resultados. Assim, é extremamente importante que se reveja a melhoria do espaço físico de trabalho, como iluminação, ventilação e até ruídos que dificultam a concentração.
Baseado na obra de: Costa, Flávio Martins da. Socorro, não tenho tempo: dicas para lidar com o dia que tem apenas 24 horas e não 40 ou 50 horas...e para conseguir ser mais produtivo e ter qualidade de vida.../Flávio Martins da Costa. - Belo Horizonte: Inédita, 2001.